AI에게 “사업계획서 써 줘”라고 맡기면 초안은 빨리 나옵니다. 하지만 그 초안이 쓸 만한지 판단하는 일은 여전히 사람 몫입니다.
판단하려면 기준이 있어야 합니다. 그 기준이 바로 문서의 구조입니다. 이 글은 ‘이·구·정’(이해·구조화·정렬) 가운데 구조화와 정렬을 사람이 먼저 잡아야 하는 이유와 방법을 다룹니다.
왜 사람이 먼저 잡아야 할까요
AI는 주어진 정보로 그럴듯한 문장을 만듭니다. 그러나 이 문서가 누구를, 무엇으로, 어떤 순서로 설득할지는 문서의 목적을 아는 사람만 정할 수 있습니다.
구조 없이 맡기면 두 가지 일이 생깁니다.
- 결과물이 맞는지 틀린지 기준이 없어, 고칠 곳을 찾기 어렵습니다.
- 문장을 고치다가 결국 구조를 처음부터 다시 짜게 됩니다.
반대로 구조를 먼저 정하면 AI는 빈칸을 채우는 도구가 됩니다. 사람은 빈칸이 맞게 채워졌는지를 보면 됩니다.
사람이 먼저 할 일 1: 구조화
구조화는 내용을 묶고 순서를 정하는 일입니다. AI에게 문장을 쓰게 하기 전에 아래를 먼저 만드세요.
- 목차 초안: 평가 기준이나 요청사항에서 뽑은 대목차와 소목차
- 섹션별 역할: 각 섹션이 답할 질문 한 줄
- 들어갈 근거 목록: 섹션마다 필요한 자료(현황, 실적, 계획)
- 분량 배분: 중요한 섹션에 더 많은 분량
이 네 가지가 있으면 AI에게 “이 섹션은 이 질문에 답하고, 이 근거를 쓰고, 이 분량으로”라고 구체적으로 맡길 수 있습니다.
사람이 먼저 할 일 2: 정렬
정렬은 문서 전체가 같은 이야기를 하도록 맞추는 일입니다. AI는 섹션을 따로 쓰면 서로 어긋난 표현이나 메시지를 만들기 쉽습니다.
- 핵심 메시지 한 문장을 먼저 정합니다.
- 요약, 목차, 본문에서 그 메시지가 반복되는지 확인합니다.
- 같은 대상을 부르는 용어를 하나로 통일합니다.
- 앞 섹션의 주장이 뒤 섹션의 근거로 이어지는지 봅니다.
AI에게 맡기기 좋은 일
사람이 틀을 잡은 뒤에는 AI가 속도를 냅니다.
| 사람이 정하는 것 | AI에게 맡기는 것 |
|---|---|
| 목차와 섹션별 역할 | 섹션 초안 작성 |
| 핵심 메시지 | 같은 메시지의 다른 표현 제안 |
| 용어 기준 | 용어 불일치 찾기 |
| 근거 자료 선정 | 근거를 문장으로 정리 |
| 최종 판단 | 빠진 항목, 어긋난 부분 점검 |
실전 점검 순서
AI 초안을 받았다면 문장부터 읽지 말고 아래 순서로 보세요.
- 목차가 내가 정한 구조와 같은가
- 섹션마다 정해 둔 질문에 답하고 있는가
- 핵심 메시지가 요약과 본문에서 일치하는가
- 근거가 내가 제공한 자료인가, AI가 임의로 채운 내용인가
- 그다음에 문장을 다듬습니다
AI가 채운 수치나 사례는 반드시 출처를 확인하세요. 확인되지 않으면 빼거나 비워 두는 것이 안전합니다.
정리
AI가 쓰는 속도는 빨라졌지만, 무엇을 쓸지 정하는 일은 여전히 사람의 일입니다.
구조화와 정렬을 먼저 잡으면 AI 초안은 고칠 곳이 보이는 초안이 됩니다.
‘이·구·정’으로 구조를 잡고 AI와 함께 초안을 만드는 과정을 우리 조직에 맞춰 배우고 싶다면 문의로 상황을 남겨 주세요.